Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Kainuun liiton postituslistoilla ja palveluissa käsiteltävistä henkilötiedoista

Seloste on henkilötietolain (523/1999 pykälien 10 ja 24) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen. Laadittu 23.5.2018. Viimeisin päivitys 1.12.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Kainuun liitto, Kauppakatu 1, 87100 Kajaani
Kirjaamon sähköposti kirjaamo@kainuunliitto.fi
Kirjaamon puhelin 040 722 0900.
Y-tunnus 2496992-4

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hallintojohtaja Paula Halonen, paula.halonen@kainuu.fi, 044 4100 728

3. Rekisterin nimi

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Kainuun liiton postituslistoilla ja palveluissa käsiteltävistä henkilötiedoista.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet, tietojen luovutus ja tietojen suojaus 

Käytössämme on eri rekistereitä eri tarkoituksia varten.

A. Sähköpostin postituslistat

Käytämme sähköpostin postituslistoja tiedottaaksemme Kainuun liiton tai sen hallinnoimien ohjelmien ja hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Rekisteriin tallennetaan vastaanottajan etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Osoitteita ryhmitellään eri tarkoituksia varten jakelulistoille. Vastaanottajien tiedot on saatu henkilön työn tai luottamustoimen hoitamista varten, tai henkilö on itse toivonut saavansa postia meiltä. Tiedot säilytetään sähköpostiohjelmassa ja niihin pääsy on vain Kainuun liiton ICT-kumppanina toimivan Atean  hallinnoiman tietoverkon käyttäjillä. Tietoja ei julkaista missään, eikä luovuteta edelleen.

Jos haluat poistua joltakin postituslistalta, ilmoitathan siitä viestin lähettäjälle tai Kainuun liiton kirjaamoon, kirjaamo@kainuunliitto.fi.

B. Uutiskirje 

Uutiskirjeen tietosuoja- ja rekisteriseloste

C. Rekrytointi

Käytämme rekrytoinnissa Kuntarekry-palvelua, jossa työnhakijat täyttävät hakulomakkeen. Työhakemusten tietoja Kainuun liitossa käsittelevät vain hallintojohtaja tai kirjaamo, jotka toimittavat hakijayhteenvedon rekrytoivalle taholle.   Hakemukset säilytetään työnantajan käytettävissä ja palvelimella Kuntarekryn tietosuojaselosteen mukaiset ajat. Manuaalinen yhteenveto ja erikseen tulleet hakemukset hakijoista säilytetään 2 vuotta päätöksen lainvoimaisuudesta ja hävitetään sen jälkeen. Virkaan tai tehtävään valitun hakijan hakemus säilytetään pysyvästi.  Hakijoiden etunimi ja sukunimi, koulutus lyhenteenä ja kotipaikka  luovutetaan kysyttäessä hakuprosessin aikana.

Yhteenveto virkaa hakeneista toimitetaan medialle. Yhteenveto sisältää etu- ja sukunimen, koulutuksen tai pätevyyden lyhenteenä ja kotipaikan. Muita tietoja ei luovuteta. Virkaan valitun nimi julkaistaan mediatiedotteessa. Kuntarekryn tietosuojaseloste.

D. Kainuun liiton verkkosivut (kainuunliitto.fi)

Henkilökunta: Kainuun liiton verkkosivuilla julkaistaan henkilökunnan yhteystiedot. Yhteystieto sisältää etu- ja sukunimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, kuvan ja tehtävän kuvauksen. Tiedot liittyvät oleellisesti työtehtävien tekemiseen.

Luottamushenkilöt: Verkkosivuilla julkaistaan luottamustehtävän hoitoon valittujen henkilöiden nimet. Luottamustehtäviä voivat olla jäsenyys maakuntahallituksessa, maakuntavaltuustossa, maakunnan yhteistyöryhmässä tai tarkastuslautakunnassa. Luottamushenkilön nimi, puolue ja kunta julkaistaan verkkosivulla, ja kirjallisella luvalla voidaan lisäksi julkaista muita yhteystietoja kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite. Samalla on kysytty lupa, siihen saako osoitetta luovuttaa eteenpäin. Markkinointiin ei osoitteita luovuteta.

Nuorisovaltuuston jäsenten nimiä ei julkaista verkkosivuilla.

Evästeet: Verkkosivuilla käytetään evästeitä, jotka tallentuvat käyttäjän verkkoselaimen muistiin.  Google Analytics käyttää evästeitä verkkosivujen kävijäseurantaa varten. Google Analyticsin käyttämät evästeiden tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.  Verkkosivujen WordPress-julkaisualusta käyttää evästettä. Tiedot kootaan tilastoihin ohjelmallisesti, ja yksittäisen verkkosivujen lukijan tiedot eivät tallennu.

Kun avaat verkkosivun, kysytään suostumus evästeiden käyttöön. Evästeet voi poistaa oman verkkoselaimen asetuksista, mutta se voi haitata sivuston käyttöä.

Lisätietoja evästeistä Viestintäviraston sivuilla.
Lisätietoja Google Analyticsin käyttämistä evästeistä.

Palautelomake: Verkkosivuilla on palautelomake. Lomakkeella palautteen antajan nimi on pakollinen tieto,  muut yhteystiedot vapaaehtoisia. Lomake menee tiedoksi Kainuun liiton viestintään ja kirjaamoon, jossa se merkitään tarvittaessa diaariin ja lähetetään käsiteltäväksi palautteen aiheen mukaiselle asiantuntijalle.

E. Kainuu Arctic Lakeland -verkkosivut (https://arcticlakeland.com)

Kainuu Arctic Lakeland on Kainuun matkailualueiden laskeutumissivusto. Sivustolla ei esitetä henkilötietoja. Sivustolla on linkkejä eri toimijoiden verkkokauppoihin, ja kunkin verkkokaupan omistaja vastaa omilla sivustoillaan keräämistään henkilötiedoista ja evästeiden käytöstä. Sivustolta voi ladata tuotekuvaston, jonka lataaminen edellyttää yhteystietojen täyttämistä lomakkeelle. Yhteystietoja voidaan tallentaa ja käyttää esitteiden ja markkinointimateriaalin lähettämiseen.

F. Tapahtumiin ilmoittautuminen verkkolomakkeella

Järjestämme seminaareja, koulutuksia ja muita tilaisuuksia, joihin voi olla ilmoittautuminen verkkolomakkeen avulla. Verkkolomakkeella kysytään nimi ja yhteystiedot, tarpeen mukaan myös esim. ruokavaliotoiveet. Tietoja voidaan käyttää esim. kahvitarjoilun määrän tarpeen arviointiin tai esitysaineiston lähettämiseen. Ilmoittautuneista voidaan tehdä yhteenveto, joka jaetaan osallistujille.  Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin. Tilaisuuden ja sen jälkihoidon jälkeen tiedot poistetaan.

G. Luottamushenkilörekisteri

Luottamushenkilörekisteriin kerätään luottamushenkilöistä seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi, osoitetiedot sekä tehtävä ja aika luottamustoimielimessä. Otteen luottamushenkilörekisteristä saa pyydettäessä.

H. Yhteystietorekisteri asianhallintaohjelma Dynastyssä

Rekisteriin tallennetaan luottamushenkilöistä nimi ja osoitetiedot. Näistä tiedoista muodostuu luottamuselinten jäsenluettelot, joiden perusteella muodostetaan kokoushallintaan osallistujaluettelot. Tähän yhteystietorekisteriin on tunnukselliset ylläpito-oikeudet vain muutamalla henkilöllä kirjaamossa ja hallintopalveluissa.

I. Webropol-kyselyohjelmisto

Kyselyjen tekemiseen ja ilmoittautumisten vastaanottamiseen Kainuun liitossa käytetään Webropol-ohjelmistoa. Kyselyjä voidaan tehdä anonyyminä, jolloin vastaajaa ei tunnisteta, tai jos kyselyn luonne vaatii, kysytään henkilötietoja, yleensä seuraavista tiedoista tarpeelliset:  nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työpaikan nimi, oma tai työpaikan osoite, ruokavaliotoiveet, ikäryhmä. Kyselyjen laatimiseen ja vastausten lukemiseen tarvitaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Tunnuksia on Kainuun liiton henkilökunnalla, ja jokainen kyselyn laatija rajaa vastaukset näkymään vain itselleen tai tarvittaessa myös kyselyssä mukana olevalle työparille tai -ryhmälle. Pääkäyttäjillä (hallintojohtaja ja viestintäasiantuntija) on kyselyn laatijan lisäksi pääsy kyselyihin.  Tietoja säilytetään kyselyn kannalta tarpeellinen aika ja sitten poistetaan. Webropol Oy:n asiakas- ja käyttäjärekisterin tietosuojaseloste.

6. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Kainuun liitolle, joka voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kainuun liitto vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Kainuun liiton postituslistoille ja muihin palveluihin liittyminen on vapaaehtoista, ja annettujen tietojen perusteella ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä henkilötietoja käsitellä muuhun kuin edellä selostettuun käsittelytarkoitukseen. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.